Ein neues System kaufen ist die eine Sache, es im Alltag tatsächlich zu nutzen die andere. Viele Pflegedienste kennen das Problem aus eigener Erfahrung: Die neue Software ist installiert, die Funktionen sind vorhanden, doch das Team tut sich schwer, sie in die tägliche Arbeit einzubauen? Hier gibt es Tipps für das Pflegesoftware-Onboarding.
Pflegeeinrichtungen arbeiten unter hohem Zeitdruck. Wer eine neue Software einführt, kann sich selten wochenlang mit Handbüchern beschäftigen.
Genau deshalb entscheidet die Qualität der Einführungsphase darüber, ob eine Software am Ende wirklich genutzt wird oder im Alltag liegen bleibt.
Pflegesoftware einführen – Stolperfallen beim Wechsel
In der Praxis zeigen sich immer wieder dieselben Schwierigkeiten:
- Mitarbeitende kennen nur einzelne Funktionen und arbeiten mit Umwegen weiter, die sie aus der alten Software gewohnt sind.
- Es fehlt eine feste Ansprechperson für Fragen, sodass Probleme liegen bleiben, statt zeitnah gelöst zu werden.
- Schulungsinhalte sind zu allgemein gehalten und gehen nicht auf die tatsächliche Versorgungsform ein, etwa ambulante Pflege, Intensivpflege oder Betreuungsdienste.
- Die Einführung findet als reine Videoaufzeichnung statt, sodass individuelle Rückfragen unbeantwortet bleiben.
Ein Onboarding, das diese Punkte von Anfang an mitdenkt, spart Zeit und schont Nerven im Team. Wer hier von Anfang an ein strukturiertes Pflegesoftware-Onboarding anbietet, erspart sich später viele Rückfragen, Fehleingaben und Frustration im Team.
Was ein gutes Pflegesoftware-Onboarding auszeichnet
Damit eine Schulung wirklich trägt, sollte sie sich an den Kernprozessen eines Pflegedienstes orientieren statt an der reinen Menüstruktur der Software. Dazu gehören in der Regel folgende Bereiche:
- Abrechnung, da hier die meisten Fehler passieren und die größte Zeitersparnis möglich ist
- Leistungsplanung und Budgetierung, um Pflegeleistungen korrekt zu erfassen und abzubilden
- Tourenplanung und Personalplanung, besonders relevant für größere Teams mit wechselnden Einsätzen
- Pflegedokumentation und Dokumentenmanagement, für Einrichtungen mit umfangreichem Berichtswesen
- Mobile Anwendungen für die Pflege, damit auch der Außendienst direkt eingebunden ist
Nicht jeder Betrieb braucht alle Module gleich intensiv. Ein kleiner Betreuungsdienst, der vorwiegend abrechnet, hat andere Bedürfnisse als ein ambulanter Pflegedienst mit mehreren Touren und großem Team. Onboarding-Angebote, die in unterschiedlich umfangreiche Pakete gestaffelt sind, tragen dieser Realität Rechnung, statt allen Kunden dieselbe Schulung überzustülpen.
Live-Format statt Video – warum persönlicher Austausch zählt
Ein zentraler Unterschied liegt darin, ob eine Schulung aufgezeichnet oder live durchgeführt wird. Bei einer Aufzeichnung bleiben individuelle Fragen offen, etwa zu Besonderheiten in der Abrechnung einzelner Kostenträger oder zu spezifischen Arbeitsabläufen einer Einrichtung.
Findet die Schulung dagegen live statt, können Teilnehmende direkt nachfragen und gemeinsam mit der schulenden Person nach Lösungen für ihren konkreten Alltag suchen.
Besonders wertvoll ist es, wenn diese Person selbst aus der Pflegepraxis kommt und weiß, wo in der täglichen Arbeit erfahrungsgemäß Engpässe entstehen.
In welchen Schritten das Onboarding ablaufen sollte
Neben den Inhalten spielt auch der zeitliche Ablauf eine wichtige Rolle. Bewährt hat sich ein Vorgehen in klar getrennten Phasen, damit das Team nicht mit zu vielen Informationen auf einmal überfordert wird.
Von der Bedarfsanalyse bis zum ersten Praxistag
Am Anfang steht eine kurze Bestandsaufnahme: Welche Prozesse sind im Betrieb besonders zeitaufwendig, welche Module werden überhaupt gebraucht? Darauf aufbauend folgt die eigentliche Schulung, im Idealfall zugeschnitten auf die jeweilige Versorgungsform.
Anschließend braucht das Team Gelegenheit, das Gelernte in Ruhe an echten Fällen auszuprobieren, bevor die Software im vollen Praxisbetrieb läuft.
Ein Termin einige Wochen nach dem Start, um offene Fragen zu klären, rundet ein gutes Onboarding ab und verhindert, dass sich falsche Arbeitsweisen einschleifen.
Am Arbeitsalltag der Einrichtung orientieren
Wichtig ist außerdem, dass sich die Schulungstermine am Arbeitsalltag der Einrichtung orientieren und nicht umgekehrt. Pflegeteams arbeiten in Schichten, häufig mit wenig Spielraum für lange Fortbildungsblöcke.
Flexible Terminvereinbarung nach der Buchung ist deshalb kein netter Zusatz, sondern eine Grundvoraussetzung dafür, dass die Schulung überhaupt wahrgenommen werden kann.
Pflegesoftware einführen: Finanzierung mitdenken
Ein Aspekt, der in der Praxis oft übersehen wird: Schulungskosten für die Digitalisierung in der Pflege sind unter bestimmten Voraussetzungen förderfähig, etwa im Rahmen des § 8 Abs. 8 SGB XI.
Einrichtungen, die ein Onboarding planen, sollten frühzeitig prüfen, ob sich die Kosten über entsprechende Förderprogramme finanzieren lassen. Das senkt die Einstiegshürde besonders für kleinere Pflegedienste.
Pflegesoftware einführen – Onboarding im Fazit
Ein nach Umfang gestaffeltes Schulungsangebot für eine Pflegesoftware sollte als Live-Schulungen von einer Fachperson mit eigener Erfahrung als Pflegedienstleitung durchgeführt werden.
Am Ende zeigt sich: Ein gutes Onboarding ist kein einmaliger Termin, sondern ein Prozess, der Inhalte, Format und Zeitplan an die Realität eines Pflegebetriebs anpasst.
Wer das von Anfang an mitdenkt, sorgt dafür, dass die neue Software tatsächlich Zeit spart, statt zusätzliche Arbeit zu schaffen.